在疫情期间，我们常常会用线上会议代替面对面的沟通，其中帮助大家集中注意力，强调重点和纪律性都至关重要。以下两步可以帮助你进行最佳的线上会议：
计划会议
- 确定会议的必要性
与面对面会议类似，确定是否需要举行线上会议，并确定会议目标和议程以及谁应该参加。
- 创建议程时间表
由于分散在电脑各端，人们可能会迅速分散注意力。如有可能的话，最好在每个议程项目上设定时间限制（5或10分钟），以保持会议进行的节奏。
- 使用远程会议工具
选择最适合的会议平台。推荐大家使用Microsoft Teams，其中视频会议是最有效的，因为视频使参与者保持参与，是出席线上会议的最佳方式。
- 确保资源的可获得性
需要确保每位参与者都可以访问会议平台和内容，请考虑以下几点：
- 是否需要记录会议？
- 如何共享材料，会议期间是否需要展示这些文件？
- 会议后如何进行跟进？
- 提前做好准备
在会议开始至少30分钟之前进入会议平台以测试所有材料和工具。
- 准备一个B计划 / 备份文件
以防平台出现故障，请提前制定B计划，以便会议可以在其他地方快速进行。有时立即发送一封电子邮件就带来的不便表示歉意，并重新安排会议也是一个快速响应的办法。
主持会议
- 以终为始
在会议开始，就主动陈述会议的目的和共同目标。
- 设定“主旋律”
理想情况下，每次会议都应以积极的态度开始，但有时最好对现状保持诚实。在这种情况下，通过将消极情况和情绪置于未来的情景中来解决它们，例如，“这是一个困难的局面，但我认为我们今天可以在这里找到解决方案。”
- 互动起来
分配时间给到相关的与会人员，可以让大家介绍自己并解释其在会议中的角色。
- 重申关键信息
在开始的几分钟内，简要地介绍会议议程、重要流程以及礼仪要点。
- 简要地开始
花在介绍环节的内容要尽可能少，快速进入正式内容，以免人们在这个阶段就开始分心。
